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Das Wichtigste kurz gefasst

Wann erfolgt die Betriebskosten-Abrechnung: Über Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, wenn Vorauszahlungen vereinbart worden sind. Die Einzelheiten hierzu sind seit der Mietrechtsreform 2001 in § 556 Abs. 3 BGB geregelt. Die Betriebskostenabrechnung muss nach der Rechtsprechung mindestens folgende Angaben enthalten:    - eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet werden soll;    - die Angabe und Erläuterung der zugrundegelegten Verteilerschlüssel;    - die Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt und den der Mieter tragen soll (für jede Betriebskostenart);    - den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters. Eine Abrechnung, die diese Anforderungen nicht erfüllt, ist bereits formell unwirksam und wird deshalb nicht fällig. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass spätere Forderungen nicht mehr möglich sind. Mit Entscheidung vom 28. April 2008[2] hat der BGH entschieden, dass Abweichungen in Flächenangaben nicht zwingend zu einer formell fehlerhaften Betriebskostenabrechnung führen. Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein, das heißt, sie muss aus sich heraus verständlich und nachrechenbar sein. Die Kosten müssen so bestimmt bezeichnet sein, dass sie bei einer Prüfung der Belege (s.u.) leicht zuzuordnen sind.Die Abrechnung muss sich auf einen bestimmten Abrechnungszeitraum, welcher höchstens ein Jahr umfasst, beziehen. Hierbei ist der Vermieter nicht an das Kalenderjahr gebunden. Sie muss bei Wohnungen spätestens ein Jahr nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorliegen. Sonst kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 S. 2, 3 BGB). Die Frist wird durch Vorlage einer formell wirksamen Abrechnung gewahrt, das heißt die Abrechnung kann inhaltliche („materielle“) Fehler enthalten; diese kann der Vermieter auch nach Ablauf der Jahresfrist noch berichtigen. Der Mieter kann hingegen auch nach Ablauf der Jahresfrist noch überzahlte Betriebskostenvorauszahlungen zurückfordern. Er muss jedoch Einwendungen gegen eine Abrechnung, die der Vermieter vorgelegt hat, grundsätzlich innerhalb einer Jahresfrist ab Erhalt, das heißt Zugang, der Abrechnung erheben. Der Vermieter muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung zustellen. Tut er dies nicht, kann der Mieter von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen, indem er weitere Nebenkostenvorauszahlungen aussetzt, bis der Vermieter seiner Pflicht nachgekommen ist. Leerstehende Wohnungen müssen in die Umlage mit einbezogen werden. Kosten, die auf leerstehende Einheiten entfallen, trägt der Eigentümer. Bei der Abrechnung über Betriebskosten ist das Wirtschaftlichkeitsgebot zu beachten (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Unwirtschaftliche Kosten sind nicht umlagefähig. Sie werden um den Umfang, in dem sie sich als unwirtschaftlich erweisen, von der Abrechnung abgesetzt.Für die Umlage von Heizkosten und Warmwasser gilt im Übrigen die Heizkostenverordnung. Wie prüfe ich die Betriebskosten-Abrechung: Der Mieter hat das Recht, die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege beim Vermieter einzusehen, um sich von der inhaltlichen Richtigkeit der Abrechnung zu überzeugen. Der Vermieter ist verpflichtet, für die Einsichtnahme ausreichend Zeit einzuräumen. Der Mieter muss sich – entgegen der bisherigen herrschenden Auffassung in Schrifttum und Rechtsprechung – grundsätzlich zur Einsichtnahme zu dem Vermieter begeben, er kann nur ausnahmsweise nach Treu und Glauben Übersendung der Belege in Form von Kopien verlangen. Dessen ungeachtet empfiehlt das Schrifttum dem Vermieter ganz überwiegend, auch weiterhin auf Anforderung Belegkopien an den Mieter zu versenden. Spätestens im Prozess muss der Vermieter die Belege – in Form von Kopien – gem. § 131, § 133 ZPO zu den Akten einreichen